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Sistemi di gestione ambientale - Concetti Generali

Premessa

I Sistemi di Gestione Ambientale (SGA) rappresentano un importante ed autorevole strumento di verifica che può essere utilizzato da tutte le organizzazioni, sia pubbliche che private, per analizzare e migliorare le performance ambientali delle proprie attività e dei propri servizi.

La nascita di questi sistemi è riconducibile ad una variazione dei principi ispiratori della politica ambientale europea che a partire dagli anni novanta ha visto il progressivo affermarsi, accanto ai tradizionali sistemi di “comando e controllo” (fondati sul rigido rispetto di standard normativi ambientali e sul controllo della loro applicazione), di nuove modalità di tutela dell’ambiente rapportate alle regole del mercato, confidando nella possibilità di coniugare ambiente e competitività delle imprese secondo i principi di uno sviluppo sostenibile.

L’adozione di un SGA è volontaria e rappresenta una scelta strategica importante che deve essere attentamente valutata. La scelta di implementare un SGA rappresenta infatti un’assunzione di impegno da parte dell’organizzazione, finalizzata a garantire la tutela dell’ambiente oltre il rigido rispetto della normativa, in un ambito di trasparenza nei confronti dei diversi portatori di interessi che interagiscono con l’organizzazione medesima (clienti, fornitori, dipendenti, cittadini, pubbliche amministrazioni, istituti di credito, ecc.).

In genere la gestione degli aspetti e degli impatti ambientali finalizzata a ridurre e prevenire l’inquinamento viene percepita dalle imprese come un costo derivante da attività quali lo smaltimento dei rifiuti, la manutenzione degli impianti di depurazione acque e abbattimento fumi, la bonifica e il ripristino di siti, ecc., e solo raramente viene considerata come un opportunità. L’adozione di uno SGA può invece consentire la riduzione di una serie di costi quali ad esempio quelli derivanti dalla gestione dei rifiuti, dal consumo di acqua, dalla depurazione di effluenti, dal consumo di energia elettrica, dall’acquisto di materie prime, nonché quelli dei premi assicurativi.

Altri benefici possono derivare dall’aumento dei ricavi (es. riutilizzo degli scarti) e dalla creazione di un’immagine “verde” dell’impresa che contribuisce a migliorare i rapporti con le comunità locali e le PA e ad aumentare il livello competitivo (sono infatti sempre di più i mercati che riconoscono un valore alle certificazioni/registrazioni ambientali).

L’impostazione dei SGA è riconducibile al cosiddetto “Ciclo di Deming” o “Ciclo PDCA”, teorizzato in Giappone negli anni ‘50, motore unico di tutti i processi di miglioramento continuo.

pdca
  • P = PLAN: pianificare a fondo prima di agire
  • D = DO: mettere in atto le azioni studiate
  • C = CHECK: verificare l’esito delle azioni
  • A = ACT: standardizzare e ripetere il processo se l’esito non è stato positivo

Attraverso il monitoraggio delle attività e il successivo esame dei risultati ottenuti e degli errori rilevati (non conformità), è possibile innescare una spirale virtuosa che porta al miglioramento continuo dell’organizzazione che ha adottato un siffatto sistema.

miglioramento continuo

L’obiettivo di un sistema di gestione ambientale è definire volontariamente dei traguardi per migliorare continuamente e prevenire gli effetti ambientali delle attività della propria organizzazione.

In particolare l’adozione di un SGA aiuta l’impresa a:

  • valutare come le proprie attività impattano sull’ambiente e come da queste possano derivare effetti negativi per il proprio business;
  • identificare e valutare la probabilità e la dimensione dei propri rischi ambientali;
  • individuare i principali punti di forza e di debolezza dell’impresa dal punto di vista legislativo, tecnico e organizzativo;
  • stabilire i principi che dovranno guidare l’approccio dell’impresa alle sue responsabilità ambientali;
  • stabilire a breve, medio, lungo termine obiettivi di performance ambientale nel contesto di un’analisi costi/benefici;
  • individuare le risorse umane ed economiche necessarie per conseguite gli obiettivi stabiliti;
  • elaborare procedure per assicurare che ogni addetto svolga la propria attività riducendo o eliminando gli eventuali impatti sull’ambiente;
  • comunicare responsabilità e istruzioni ai vari livelli dell’organizzazione e formare gli addetti per una maggiore efficienza;
  • misurare le proprie performance ambientali relative agli obiettivi stabiliti, apportando ove necessario adeguate modifiche;
  • svolgere i propri processi in maniera più efficiente grazie ad una gestione più controllata e finalizzata alla riduzione degli sprechi;
  • comunicare internamente ed esternamente i risultati conseguiti al fine di motivare tutte le persone coinvolte al miglioramento continuo.

I principali standard per l’implementazione di un SGA sono due e precisamente:

  • la Norma UNI EN ISO 14001:2004
  • il Regolamento Comunitario 1221/2009 (Eco Management and Audit Scheme)

La Norma UNI EN ISO 14001 è una norma internazionale applicabile a tutte le organizzazioni, che specifica i requisiti di un sistema di gestione ambientale.

EMAS è un Regolamento comunitario che riconosce il raggiungimento di risultati di eccellenza nel miglioramento ambientale.

E’ opportuno ricordare che il Regolamento EMAS ha integrato le procedure per la registrazione EMAS con quelle dello standard ISO 14001. In questo modo la certificazione ISO 14001 può facilmente rappresentare un passo preliminare (ma ovviamente non obbligatorio) nel percorso finalizzato all’ottenimento della registrazione EMAS.

Entrambi gli standard consentono alle organizzazioni di:

  • implementare un SGA che consenta il progressivo miglioramento delle prestazioni ambientali;
  • consentire la valutazione e la verifica (audit) del SGA sia a soggetti interni che esterni all’organizzazione;
  • fornire mezzi credibili per fornire informazioni sugli aspetti ambientali delle proprie attività e dei propri prodotti.

La Norma UNI EN ISO 14001

Questa norma fornisce i requisiti di un SGA in modo tale da permettere ad un’organizzazione di formulare una politica e stabilire degli obiettivi, tenendo conto delle prescrizioni legislative e delle informazioni riguardanti gli impatti ambientali significativi. La ISO 14001 prevede, sia per la parte relativa alla struttura ed alla responsabilità del sistema di gestione, sia per la documentazione, la possibilità che queste siano integrate con altri sistemi già in atto o in fase di attuazione nell’organizzazione. In essa si specifica che il successo del sistema dipende dall’impegno e dal coinvolgimento di tutti i livelli e di tutte le funzioni dell’organizzazione e specialmente del livello più elevato, l’Alta direzione. È l’organizzazione che si fissa gli obiettivi da raggiungere, i miglioramenti da conseguire, in base anche alle proprie capacità e risorse, ma sempre in ossequio al principio cardine delle norme dei sistemi di gestione, il principio del miglioramento continuo, che vuole che l’organizzazione tenda continuamente al miglioramento delle proprie performance ambientali. L’impresa che intende implementare un SGA in conformità a quanto previsto dalla ISO 14001 deve:

  • Effettuare un’analisi ambientale iniziale, così da realizzare una prima “fotografia” delle interazioni tra l’organizzazione e l’ambiente mediante l’individuazione e la valutazione degli aspetti e degli impatti ambientali, nonché delle procedure operative attuate. L’analisi ambientale iniziale permette di:
    • individuare e definire le attività svolte dall’organizzazione (descrizione dello stabilimento, analisi del ciclo produttivo);
    • determinare la normativa applicabile in materia di sicurezza, salute e ambiente;
    • analizzare il contesto territoriale all’interno del quale opera l’impresa: questo permette di determinare il livello di vulnerabilità degli aspetti ambientali legati all’attività (scarichi idrici, emissioni in atmosfera, consumi energetici, ecc.) e la valutazione degli impatti ambientali associati (inquinamento delle falde idriche, dell’atmosfera, produzione di rumore, produzione di rifiuti, ecc.).
  • Definire la propria politica ambientale, che deve essere stabilita dall’Alta direzione, redatta in forma scritta, diffusa a tutto il personale e resa disponibile al pubblico. In questa fase l’Alta direzione si impegna ad:
    • attuare un miglioramento continuo nella gestione ambientale;
    • attuare una gestione orientata alla prevenzione dell’inquinamento;
    • conformarsi alla legislazione ambientale e alle norme connesse.
  • Identificare, nella fase di pianificazione, gli obiettivi e i traguardi coerenti con la politica ambientale definendo programmi che stabiliscano responsabilità, tempistica e mezzi per la realizzazione delle azioni previste.
  • Definire, attraverso la fase di attuazione e funzionamento, le procedure operative, i ruoli e le responsabilità, il sistema di documentazione (manuale ambientale, procedure ed istruzioni, documenti di registrazione), le attività di formazione del personale, le modalità di comunicazione interna ed esterna, il controllo delle attività svolte, la gestione delle emergenze. L’impresa dovrà poi adoperarsi, per le diverse competenze, per garantire l’applicazione e l’effettivo svolgimento di quanto definito nella presente fase.
  • Prevedere, nella fase di controllo e azioni correttive, l’attività di sorveglianza e misurazione, la taratura delle apparecchiature di controllo, la gestione delle non conformità e la messa in atto di azioni correttive e preventive (azioni di miglioramento), le registrazioni ambientali e l’audit periodico (verifica ispettiva) del Sistema di Gestione Ambientale.
  • Effettuare, da parte dell’Alta direzione, un riesame periodico del Sistema di Gestione Ambientale, considerando le aree di miglioramento individuate nel corso della gestione ed attivando una successiva fase di pianificazione finalizzata al progressivo miglioramento continuo del Sistema di Gestione Ambientale.

Quando un’impresa ha completato le attività per adottare un SGA rispondente ai requisiti previsti dalla norma ISO 14001 e intende certificarlo deve presentare domanda di certificazione ad un organismo indipendente accreditato dal Sincert, compilando appositi moduli forniti dall’ente ai quali deve essere allegata copia del manuale ambientale che descrive il SGA e le procedure utilizzate. Dopo che l’organizzazione ha presentato la domanda il gruppo di verifica ispettiva dell’organismo di certificazione si reca presso l’impresa per effettuare la visita di valutazione finalizzata a verificare la conformità dello SGA ai requisiti previsti dalla norma ISO 14001.

Al termine della visita il team leader del gruppo di valutazione redige un rapporto in cui viene espresso un giudizio sulla situazione operativa e gestionale dell’organizzazione evidenziando le eventuali non conformità (mancata o errata applicazione di prescrizioni normative o regole processuali) ed osservazioni (suggerimenti per il miglioramento di attività effettuate nel rispetto delle prescrizioni normative e delle regole processuali e non generanti non conformità). Qualora vengano riscontrate non conformità l’impresa deve comunicare all’organismo accreditato, per ciascuna non conformità rilevata, le azioni correttive e le date per la loro completa attuazione.

Nel caso in cui la visita di valutazione evidenzi che tutte i requisiti per la concessione del certificato sono stati soddisfatti, l’ente di certificazione rilascia il certificato di conformità alla norma ISO 14001. Il certificato ha validità triennale e durante questo periodo l’impresa è soggetta a visite annuali di sorveglianza finalizzate alla verifica del mantenimento del SGA in conformità ai requisiti della norma ISO 14001.

L’impresa ha la possibilità di riprodurre il certificato ed il marchio di certificazione su cancelleria, materiale pubblicitario, articoli promozionali, certificati, pubblicazioni, strutture aziendali, veicoli aziendali.

Il Regolamento EMAS

Il sistema EMAS nasce con l’emanazione da parte dell’Unione Europea del Regolamento n. 1836 del 23 giugno 1993 (EMAS I), che riguarda l’adesione volontaria delle imprese appartenenti al settore industriale ad un sistema comunitario di eco-gestione ed audit.

Il Regolamento 1836/1993 è stato abrogato e sostituito dal Regolamento n. 761 del 24 aprile 2001 (EMAS II), il quale è stato a sua volta abrogato e sostituito dal Regolamento n. 1221 del 25 novembre 2009 (EMAS III), attualmente vigente.

Senza entrare nel dettaglio delle novità introdotte dal Regolamento 1221/2009, deve comunque essere evidenziato che con EMAS III viene per la prima volta prevista la possibilità che organizzazioni extra UE possano aderire ad EMAS (Global EMAS).

L’organizzazione che intende aderire al Regolamento EMAS è tenuta a:

  • Effettuare l’analisi ambientale iniziale attraverso la quale definisce la propria situazione nei confronti degli aspetti, degli impatti e delle prestazioni ambientali connessi alle proprie attività, prodotti o servizi. L’organizzazione deve anche definire i criteri per valutare la significatività degli aspetti ambientali connessi alle proprie attività, prodotti e servizi al fine di stabilire quali di essi esercitino un impatto ambientale significativo. Nel valutare la significatività degli impatti ambientali delle proprie attività, l’organizzazione deve esaminare non solo le condizioni operative normali ma anche quelle di avviamento e arresto e le situazioni di emergenza ragionevolmente prevedibili.
  • Definire una propria politica ambientale, stabilendo il quadro di riferimento per fissare gli obiettivi ed i target dell’impresa, tra cui il continuo miglioramento delle prestazioni ambientali e il rispetto della normativa ambientale.
  • Redigere il programma ambientale, che deve descrivere le misure, le responsabilità ed i mezzi adottati o previsti per raggiungere obiettivi e traguardi ambientali. Il programma deve inoltre riportare le scadenze per il conseguimento degli obiettivi e traguardi fissati.
  • Implementare un sistema di gestione ambientale finalizzato ad attuare quanto previsto dai due strumenti di programmazione dell’organizzazione precedentemente analizzati (la politica ed il programma ambientale dell’impresa). Il Regolamento 1221/2009 definisce il SGA come “la parte del sistema complessivo di gestione comprendente la struttura organizzativa,le attività di pianificazione, le responsabilità, le pratiche, le procedure, i processi e le risorse per sviluppare, mettere in atto, realizzare, riesaminare e mantenere la politica ambientale e per gestire gli aspetti ambientali”. È grazie ad esso che l’impresa può definire la propria struttura organizzativa, le procedure operative da attuare, le azioni correttive e di controllo nonché il programma di valutazione sistematica e periodica del sistema. Queste scelte devono essere documentate e comunicate all’intera organizzazione.
  • Effettuare un audit ambientale interno, che consiste in una valutazione sistematica, documentata, periodica e obiettiva delle proprie prestazioni ambientali, del sistema di gestione e dei processi destinati alla tutela dell’ambiente. Gli audit interni sono generalmente svolti da un consulente scelto dall’organizzazione o da un dipendente interno (purchè in possesso dei necessari requisiti di competenza e formazione richiesti e terzo rispetto ai processi sottoposti ad audit) Più frequentemente il dipendente interno collabora con il consulente durante l’iter di certificazione, l’audit interno e le verifiche ispettive dell’Ente certificatore, coadiuvando l’impresa nella risoluzione di eventuali non conformità emerse durante tali verifiche.
  • Redigere la dichiarazione ambientale, documento previsto dall’allegato IV del Regolamento 1221/2009, che rappresenta uno dei principali strumenti di comunicazione di cui l’impresa dispone. Essa deve contenere:
    • una descrizione chiara e priva di ambiguità dell’organizzazione che chiede la registrazione EMAS e una sintesi delle sue attività e dei suoi prodotti e servizi, nonché delle sue relazioni con le eventuali organizzazioni capo gruppo;
    • la politica ambientale dell’organizzazione e una breve illustrazione del suo sistema di gestione ambientale;
    • una descrizione di tutti gli aspetti ambientali significativi, diretti e indiretti, che determinano impatti ambientali significativi dell’organizzazione e una spiegazione della natura degli impatti connessi a tali aspetti;
    • ) una descrizione degli obiettivi e dei traguardi ambientali in relazione agli aspetti e impatti ambientali significativi;
    • una sintesi dei dati disponibili sulle prestazioni dell’organizzazione rispetto ai suoi obiettivi e traguardi ambientali per quanto riguarda i suoi impatti ambientali significativi, utilizzando gli indicatori chiave e gli altri pertinenti indicatori esistenti delle prestazioni ambientali (questi indicatori sono riportati alla lettera C dell’allegato IV del Regolamento 1221/2009);
    • altri fattori concernenti le prestazioni ambientali, comprese le prestazioni rispetto alle disposizioni di legge, per quanto riguarda gli impatti ambientali significativi;
    • un riferimento agli obblighi normativi applicabili in materia di ambiente;
    • il nome e il numero di accreditamento o di abilitazione del verificatore ambientale e la data di convalida.
    La dichiarazione ambientale deve essere aggiornata con frequenza annuale (con l’esclusione delle organizzazioni di piccole dimensioni di cui all’articolo 7 del Regolamento 1221/2009 per le quali la frequenza è biennale) e deve contenere almeno gli elementi descritti e rispettare i requisiti minimi di cui alle lettere da e) a h).
  • Fare effettuare una verifica da un verificatore accreditato, che esaminerà l'analisi ambientale, la politica ambientale, il programma ambientale, il sistema di gestione ambientale, le attività di audit e la dichiarazione ambientale, per valutarne la conformità ai requisiti stabiliti dal Regolamento EMAS. In caso di esito positivo il verificatore accreditato provvede alla convalida della dichiarazione ambientale. Il verificatore ambientale elabora inoltre, in consultazione con l’organizzazione, un programma per garantire la verifica di tutti gli elementi necessari per la registrazione e il rinnovo della medesima, da completare entro un triennio. Una volta che il verificatore ambientale accreditato ha convalidato la dichiarazione ambientale dell’impresa, quest’ultima può presentare la domanda di registrazione all’organismo nazionale competente: Comitato per Ecolabel e l’Ecoaudit - Sezione EMAS Italia - Via Vitaliano Brancati, 64 - 00144 Roma. La richiesta di registrazione, sottoscritta dal legale rappresentante dell’organizzazione, deve essere inviata al Comitato corredata:
    • dalle informazioni richieste per la registrazione di cui all’allegato VI del Regolamento EMAS;
    • dalla dichiarazione del verificatore ambientale di cui all’allegato VII del Regolamento EMAS;
    • dalla dichiarazione ambientale convalidata da non più di 60 giorni e contenente dati ambientali che non siano più vecchi di sei mesi al momento della convalida;
    • dalla quietanza del pagamento della quota di registrazione;
    • dal certificato della Camera di Commercio attestante l’assetto societario (o atto amministrativo di pari valore).
    La suddetta documentazione deve essere presentata in formato PDF su supporto informatico. La richiesta deve essere sottoscritta dal legale rappresentante dell’organizzazione e deve essere completata con una sua dichiarazione in cui assicuri:
    • l’impegno al rispetto delle condizioni imposte dalla procedura di registrazione;
    • la correttezza e completezza delle informazioni trasmesse.

    Per accorciare i tempi del procedimento per il rilascio della registrazione EMAS l’organizzazione che abbia superato con successo la visita ispettiva del verificatore ambientale, ed abbia da questi acquisito parere favorevole alla convalida della dichiarazione ambientale, ha facoltà di segnalare al Comitato (anche tramite inoltro da parte del verificatore) la propria volontà di ottenere la registrazione EMAS, riservandosi di inviare la richiesta formale entro 60 giorni (si tratta sostanzialmente di una pre – richiesta).

    Il Regolamento 1221/2009 prevede che le organizzazioni registrate EMAS possano utilizzare un logo secondo specifiche modalità. Il logo può essere raffigurato sulle informazioni che pubblicizzano la partecipazione di un’organizzazione ad EMAS, sui giornali, cataloghi, media (TV, radio, siti web, ecc..), sulle intestazioni delle lettere dell’organizzazione registrata, sulla pubblicità di prodotti, attività e servizi, ma solamente nel caso in cui vengano rispettati i criteri previsti dalla Commissione, così da non generare sovrapposizioni con le etichette ecologiche di prodotto, ovvero al marchio Ecolabel.

    Il logo non può essere utilizzato sui prodotti o sui loro imballaggi, né in abbinamento con dichiarazioni comparative riguardanti altre attività e altri servizi o in modo tale da poter essere confuso con i marchi di qualità ecologica assegnati ai prodotti.

    Il marchio ha la funzione di informare i soggetti terzi che interagiscono con l’impresa che essa opera attraverso un SGA altamente efficiente ed affidabile, impostato in conformità ai requisiti EMAS e periodicamente controllato da verificatori terzi accreditati.

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